Установете кое доверие е нарушено

Нападателят може да използва приличащ домейн с правилно настроено удостоверяване. Възможно е и реалната поща на доставчика да е компрометирана. Във втория случай писмото може да пристигне в съществуващ разговор и да съдържа детайли от предишна кореспонденция. Нито една от тези ситуации не се решава само със зелен резултат от удостоверяването.

Запазете контролите срещу имитация на домейна. Те покриват важна част от риска. Добавете отделен контрол в момента, когато човек променя данните за плащане или освобождава средства. Това решение зависи от правомощие и независима проверка, не само от пътя на писмото.

Определете повода за проверка предварително

Използвайте последователен критерий: нов получател, променена сметка, необичаен маршрут за плащане или искане, което заобикаля нормалното одобрение. Уточнете кой задържа превода, кой потвърждава промяната и кой може да го освободи. Служителят не трябва сам да се противопоставя на спешността, поставена от ръководител, без документиран процес, който подкрепя решението му.

Не разчитайте на правописни грешки. Убедителното искане може да използва обичайния стил на доставчика и действителни номера на фактури. Практическият въпрос е дали промяната е потвърдена през канал, чието доверие не зависи от проверяваното писмо.

Потвърдете през установен независим канал

Използвайте предварително проверен контакт на доставчика от контролираните ви записи или установете правилния контакт независимо. Не вземайте телефонния номер от подозрителната фактура или писмо. Посочете фактурата и предложената промяна и проверете дали човекът отсреща има право да я потвърди. FBI също препоръчва независимо потвърждение на променени данни за плащане.

Обратното обаждане не е ритуал, който автоматично прави превода безопасен. Ако записите за контакт също може да са променени или отговорът остава неясен, ескалирайте и задръжте плащането. Познатият глас сам по себе си не трябва да отменя процеса. Запишете как е установен контактът и какво точно е потвърдено.

Измислен пример за решение

Счетоводител получава коригирана фактура в познат разговор. Удостоверяването е успешно. Сметката на получателя се различава от одобрения запис за доставчика, а писмото настоява за незабавно плащане. По договорения процес служителят задържа промяната и се свързва с доставчика през вече проверения номер.

Ако доставчикът отрече промяната, запазете писмото и съответните записи, включете отговорника за инциденти и прегледайте свързаните искания. Ако потвърди промяната, определеното лице все пак я преглежда и записва преди освобождаване на плащането. Това е примерен процес, а не реален клиентски инцидент или твърдение, че всяко обаждане разкрива измамата.

Решение Какво доказателство се пази
Защо е задържано искането? Промененото поле и сравнение с одобрения запис
Как е потърсен доставчикът? Източникът на проверения контакт и часът
Какво е потвърдено? Фактурата, промяната на получателя и упълномощеното лице
Кой е разрешил или отказал? Одобряващ, решение и връзка към превода

Ако парите вече са изпратени

Свържете се незабавно с банката през доверен канал и обяснете подозрението за измама. Следвайте указанията ѝ за връщане или друга налична мярка; възстановяването не е гарантирано. Запазете оригиналното писмо, данните за превода и записа за решението. Задействайте процеса за инциденти и докладване, включително приложимите местни канали.

Не координирайте всичко единствено през вероятно компрометирания разговор с доставчика. Разследването трябва да разгледа свързани фактури и променени записи за доставчици наред с конкретното писмо. Ръководството за решения при инцидент помага да се разграничат неотложното ограничаване, проверката и уведомяването.

Направете процеса приложим под напрежение

Дръжте стъпката за проверка достатъчно кратка за ежедневна работа. Осигурете заместник на одобряващия и път при действително спешен срок. Контрол без достъпен човек за решение насърчава заобикалянето. Изпитайте процеса с ясно разрешено упражнение с измислени данни, а не с необявено реално искане за превод.

Изтеглете картата за проверка на промяна в плащането. Тя записва повода, независимия контакт, резултата, одобряващия и ескалацията. Съхранявайте попълнените карти с контролираните платежни записи и само с личните данни, необходими за целта.

Диасол може да съгласува процеса за човешко решение с техническите пощенски контроли и структурата за одобрение във фирмата. Успехът е повторимо, записано решение за промяната на плащането. Отчетът за удостоверяване на пощата предоставя подкрепяща информация; той не може да вземе това бизнес решение.